Klantverhaal Prorail
ProRail is verantwoordelijk voor het onderhoud van het Nederlandse spoorwegennetwerk. Met 5.000 medewerkers in dienst heeft het te maken met grootschalige bedrijfsprocessen.
In gesprek met
Robert Rehák, specialist HR-systemen en services ProRail.
Het probleem
Handmatig werk binnen onze HR-processen willen we automatiseren om de kans op fouten en incorrecte data terug te dringen. HubBI biedt ons veel mogelijkheden om onze HR-processen continu te verbeteren. Zeker als we in een bepaald proces vastlopen, dan blijkt HubBI altijd weer de oplossing.
HubBI is een verlengstuk van onze AFAS-gereedschapskist, het geeft ons net die extra tools om klantvriendelijke en efficiënte processen in te regelen.
De oplossing
Omdat we HR-processen met HubBI dusdanig slim inrichten, elimineren we handmatige, repeterende invoer van bepaalde data door managers en medewerkers. Omdat hun input hiervoor niet meer nodig is, worden minder fouten gemaakt en verbetert de datakwaliteit. Bovendien krijgen wij bij HR Operations hierdoor serieus minder telefoontjes en mailtjes van collega’s met hulpvragen.
We werken nu ruim 1,5 jaar met HubBI en hebben inmiddels 30 hubs geïmplementeerd. Hierdoor bereiken we meetbaar 450 uur aan tijdsbesparing voor onze organisatie.
Zodra een hub draait heb je er geen omkijken meer naar. Maar bij elke vorm van procesautomatisering blijft het vasthouden van kennis de uitdaging. Daar ligt nu onze focus; goed beheer en het borgen van proceskennis in de organisatie.
Het resultaat
We werken zowel met standaard In AFAS hubs als met hubs die we zelf bouwen in HubBI. Dat laatste kunnen we omdat de interface goed is en je geen programmeerkennis nodig hebt. Als je het datamodel van AFAS kent, het conceptueel snapt en je creativiteit gebruikt, dan kom je zelf heel ver met HubBI. En komen we er zelf niet uit, dan is er altijd goed contact en goede ondersteuning vanuit het HubBI-team.
HubBI heeft een fijne interface, werkt intuïtief, is overzichtelijk en makkelijk uit te leggen aan collega’s.
Zij komen ook zelf met oplossingen om onze HR-processen verder te optimaliseren of helpen ons om iets goeds te bedenken. Mocht je een tool als HubBI overwegen, dan is mijn ervaring dat je het beste vooral aan de slag kunt gaan. Experimenteer en begin met een makkelijke usercase. Laat zien dat het werkt en bouw het steeds verder uit.