Klantverhaal Driessen Groep
Driessen Groep maakt werkgeluk mogelijk voor mensen en organisaties in de publieke sector. De familie van bedrijven ondersteunt al 30 jaar bij alle mogelijke uitdagingen in het domein van mens en werk voor organisaties in de zorg, het onderwijs en de overheid.
In gesprek met
Robert Reintjes, senior applicatie beheerder AFAS bij Driessen Groep.
Het probleem
De behoefte om zaken te muteren, importeren, controleren en bij te werken groeide alsmaar binnen Driessen Groep. Via IJK kwamen we in contact met de tool HubBI. We zijn met HubBI aan de slag gegaan om bepaalde processen te automatiseren die in AFAS zelf niet geautomatiseerd kunnen worden, maar ook zaken die via HubBI gemakkelijker zijn. De gunstige pricing van HubBI, maar ook de functionaliteit speelde hierin een rol.
De oplossing
We hebben inmiddels veel hubs in gebruik voor verschillende toepassingen. Het is een kwestie van proberen. Kan iets überhaupt? Is het ook wenselijk? Hoe houd je het eenvoudig? Dat zijn overwegingen die we vanuit functioneel beheer maken.
Tijdens de afweging om data in AFAS te importeren of hiervoor HubBI te gebruiken, kiezen we steeds vaker voor HubBI.
Zaken berekenen in AFAS zelf gaat niet. Wel met HubBI. Ook is het handig dat je Excel data niet eerst hoeft om te zetten naar.csv format en je meerdere tabbladen kunt gebruiken. Importeer je 10.000 nacalculatieregels dan moet je daar bij een import vanuit AFAS op wachten, terwijl HubBI parallel aan je andere werkzaamheden draait. Dit zijn echt praktijkvoorbeelden van werk versnellen dus.
De interface werkt prettig. Dankzij de logging kun je bovendien terugkijken wat er is gebeurd en of alles stabiel loopt. Ook is het erg handig dat je een soort treintje kunt bouwen; dat je naar aanleiding van de ene hub een andere hub kunt starten. Je hoeft dan geen rekening te houden met de duur van bepaalde processen. Ik kan me voorstellen dat het bouwen voor minder ervaren gebruikers soms complex is. Het statusoverzicht geeft beheerders het juiste inzicht.
Het resultaat
Naast meer inzicht leveren de hubs Driessen Groep ook aanzienlijke tijdswinst op. Los nog van de reductie van menselijke fouten in de dagelijkse praktijk. We gaan HubBI daarom nog breder inzetten, op CRM-gebied bijvoorbeeld door klantstatussen automatisch via HubBI te laten zetten. Ook terugkerende handelingen als imports en correcties automatiseren we steeds verder. Hierdoor ontzorgen we de eindgebruikers meer en meer.
Inzicht, tijdswinst en minder fouten, dat is voor ons het resultaat van HubBI.
‘Keep it simple’ is een goed motto om te hanteren zodra je HubBI overweegt. Houd het proces zo eenvoudig mogelijk, denk goed na over de structuur, maak een businesscase en neem de organisatie hierin mee. En maak gebruik van de goede ondersteuning vanuit HubBI.