Onboarding in AFAS: Een nieuw tijdperk voor het indiensttredingsproces

Met de lancering van Profit 3 heeft het indienstproces binnen AFAS destijds een transformatie ondergaan. De nieuwe onboardingsworkflow maakt het voor HR-afdelingen eenvoudiger en efficiënter om nieuwe medewerkers te verwelkomen. In Profit 6 verdwijnt de oude manier van indiensttreding volledig, wat organisaties de kans biedt om hun processen grondig te optimaliseren. Maar wat betekent deze vernieuwing voor jouw organisatie?

Voordelen van het nieuwe onboardingproces van AFAS

Met de vernieuwde onboardingsworkflow kun je op elk gewenst moment en vanuit verschillende locaties het proces opstarten, wat de gebruiksvriendelijkheid sterk vergroot. Je hoeft niet langer vooraf te bepalen of de medewerker via een selectieprocedure is aangenomen, opnieuw in dienst komt, of bij een bestaand dienstverband een aanvullende rol krijgt. AFAS herkent automatisch de juiste context en helpt je stap voor stap de juiste keuzes te maken in de workflow.

Wanneer het onboardingsproces start, kun je de medewerker direct een contractvoorstel sturen. Door gebruik te maken van draaiboeken kun je daarna de benodigde gegevens per functie opvragen, waardoor je als organisatie precies kunt specificeren welke gegevens vereist zijn in welke situatie. Hierdoor ontstaat meer flexibiliteit en helderheid voor zowel HR als nieuwe medewerkers. De HR-afdeling krijgt bovendien een toezichthoudende in plaats van administratieve rol, wat tijd en werkdruk bespaart. 

Een gestroomlijnde workflow met AFAS onboarding

Het uitvragen van aanvullende gegevens is volledig in de workflow geïntegreerd en kan direct worden gestart zodra een kandidaat zijn contractvoorstel ontvangt. Het proces gaat automatisch verder wanneer de gevraagde informatie is aangeleverd. Dit vraagt wel om een duidelijk beleid binnen jouw organisatie over welke gegevens je van een nieuwe medewerker wilt ontvangen. Deze gegevens kunnen specifiek per functie worden opgevraagd, of algemeen gelden voor alle medewerkers. Denk hierbij aan:

• Persoons- en familiegegevens, opleidingshistorie
• ID-bewijs, verblijfsvergunning en werkvergunning
• Rijbewijs en Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
• Loonheffings- en geheimhoudingsverklaring
• Registraties zoals BIG, RGS, AGB, SKJ en V&VN
• Ambtseed en diensttijdoverzichten
• Persoonlijke documenten van de medewerker 

De kracht van automatisering in onboarding

In deze tijd waarin efficiëntie en nauwkeurigheid belangrijk zijn, streeft HubBI ernaar om onboardingprocessen binnen AFAS nog verder te optimaliseren door middel van slimme automatisering. “Ons doel is om HR-afdelingen te ondersteunen door handmatige, repetitieve taken te automatiseren, zodat zij zich kunnen richten op de persoonlijke en strategische aspecten van hun werk. Door de ontwikkeling van onze onboardingskoppelingen nemen we het tijdrovende werk uit handen en zorgen we voor een efficiëntere, soepelere ervaring voor zowel HR als nieuwe medewerkers,” aldus Tim Willems, productmanager bij HubBI.  

Het automatiseren van administratieve processen draagt bij aan een succesvolle onboarding. Denk aan:  

• Verzamelen en verifiëren van documenten: in het nieuwe onboardingsproces van AFAS kunnen organisaties eenvoudig aanvullende gegevens zoals ID-bewijzen, diploma’s en IBAN-gegevens uitvragen. HubBI sluit hier naadloos op aan door geavanceerde controles uit te voeren en biedt extra ondersteuning bij processen zoals de VOG-aanvraag en -validatie. Door deze samenwerking wordt het onboardingproces niet alleen efficiënter, maar loop je ook minder risico op fouten..
• Compliance en betrouwbaarheid: HubBI gaat verder dan standaard AFAS-functionaliteiten door uitgebreide verificaties uit te voeren bij officiële instanties, zoals de KvK en BIG-registers. Dit zorgt ervoor dat alle informatie correct en up-to-date is, wat fundamenteel is voor organisaties in sectoren waar naleving en veiligheid prioriteiten zijn.
• Digitalisering van handtekeningen en vervolgcontracten: na voltooiing van de controles genereert AFAS de arbeidsovereenkomst, die direct digitaal ondertekend kan worden. Dit maakt niet alleen de initiële onboarding efficiënter, maar zorgt ook voor een gestroomlijnd proces bij opvolgende dienstverbanden.

“Wij geloven in de kracht van een efficiënte onboarding die administratieve last vermindert en compliance waarborgt. Onze visie is dat onboarding niet alleen een proces is, maar een strategische kans om medewerkers direct goed te verwelkomen,” zegt Tim Willems. Door de integratie met AFAS draagt HubBI bij aan een toekomst waarin HR zich meer kan richten op waar het echt om draait: het bouwen van betrokken en gemotiveerde teams. 

Digitaal ondertekenen en efficiëntie bij opvolgende dienstverbanden

Na de succesvolle afronding van alle controles, genereer je eenvoudig de arbeidsovereenkomst en laat je deze digitaal ondertekenen door zowel werkgever als medewerker. Tot slot biedt de nieuwe onboardingsworkflow ook de mogelijkheid om opvolgende dienstverbanden binnen één proces te regelen. Dit betekent dat je medewerkers die tijdelijk uit dienst gaan en later weer terugkomen, zonder aparte handelingen opnieuw kunt onboarden.

Met de introductie van deze geavanceerde onboardingsfunctionaliteiten in AFAS wordt het hele indiensttredingsproces eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger. Dankzij slimme automatisering en integratie met HubBI kunnen HR-afdelingen zich focussen op waar het écht om gaat: een warme, goed georganiseerde start voor elke nieuwe medewerker. 

Aan de slag met jouw onboardingsproces in AFAS?

Meer weten over hoe HubBI de onboarding kan versoepelen en welke tijdswinst HubBI voor jouw organisatie kan opleveren? Neem contact met ons op. Wij geven je graag meer informatie en staan klaar om je vragen te beantwoorden.