Klantverhaal Laurens
Dagelijks zorgen meer dan 6.000 professionals en 2.000 vrijwilligers van zorgorganisatie Laurens ervoor dat ouderen in Rotterdam zo zelfstandig en betekenisvol mogelijk leven, herstellen van een ziekte of leven met een blijvende beperking. Hiermee is Laurens de grootste organisatie voor ouderenzorg in Rotterdam. Mensen kunnen bij Laurens terecht voor thuiszorg, revalidatiezorg, verpleeghuiszorg en zorg in de laatste levensfase. Laurens bestaat uit 26 verzorgingstehuizen en 100 teams in de thuiszorg en revalidatie.
In gesprek met
Diane Koster, Teammanager HR Services, en Patricia Vrijenhoef, coördinator personeelsadministratie.
De vraag
Met een dusdanig groot personeelsbestand zijn VOG-aanvragen aan de orde van de dag. Diane en Patricia vertellen: “Wij waren zelf niet actief op zoek naar oplossingen hiervoor, maar HubBI benaderde ons. Zij stelde ons de VOG-koppeling van HubBI voor. In het begin waren we enigszins sceptisch; we zijn in het verleden vaker benaderd met mooie verhalen, maar merkten vaak dat de organisaties onze problematiek niet echt kenden. Maar bij HubBI was dat anders, ze kwamen met een positief en gedegen verhaal én ze werken met AFAS. Dat is voor ons heel belangrijk, AFAS is onze basis.
Binnen onze organisatie hebben we het jaarlijks over zo’n 1.000 VOG-aanvragen. Een handmatige taak die werd uitgevoerd door 12 verschillende recruiters. Een hele foutgevoelige klus en een workflow die bij ons niet logisch was ingericht en over verschillende afdelingen verdeeld was.”
HubBI is anders, een positief en gedegen verhaal én ze werken met AFAS. Dat is voor ons heel belangrijk, AFAS is onze basis.
De oplossing
Met de VOG-koppeling worden VOG-aanvragen geautomatiseerd. De automatiseringstool HubBI haalt de data van nieuwe medewerkers op uit AFAS. Vervolgens richt HubBI een VOG-profiel in met screeningsprofiel, risicogebieden en functieaspecten en dient op basis van dit profiel de juiste aanvraag in bij Dienst Justitie. De details van de VOG-aanvraag worden door de HubBI VOG-bot teruggeschoten naar AFAS in het personeelsdossier van de medewerker. De medewerker ontvangt via ‘Mijn Justitie’ het verzoek om de VOG te controleren en te ondertekenen.
De no-nonse aanpak van HubBI past bij ons.
Het resultaat
“Het wegnemen van de handmatige handelingen in dit proces geeft ons zekerheid en door deze automatisering worden aanvragen niet meer vergeten. Bovendien komen de meldingen nu binnen op de plek waar ze horen; de personeelsadministratie. Onze workflow is nu veel logischer ingericht. En onze administratieve last is met de VOG-koppeling beduidend minder geworden.”
Onze administratieve last is met de VOG-koppeling beduidend minder geworden.
“De no-nonse aanpak van HubBI past bij ons,” vinden Patricia en Diane. “HubBI begrijpt onze problematiek en heeft kennis van zaken. Ze komen met een realistisch verhaal en wat wij heel prettig vinden is dat we door HubBI worden meegenomen in nieuwe ontwikkelingen.”