Klantverhaal Kindante
Op 33 scholen verspreid over 5 gemeenten zorgen zo’n 1.000 medewerkers voor gelijke kansen voor alle kinderen door toekomstgericht basisonderwijs, speciaal basisonderwijs en speciaal voortgezet onderwijs te bieden. Kindante is zo’n 6 jaar klant bij IJK en werkt sinds enkele maanden met HubBI.
In gesprek met
Joeri Dielissen, Sr. Functioneel Beheerder AFAS bij Kindante.
Het probleem
In samenwerking met IJK waren we al bezig met een herimplementatie van AFAS. Met 33 scholen binnen de stichting die ieder een eigen werkwijze hebben en administratie voeren, is een goed werkend systeem wel wenselijk. Het automatiseren van handmatig werk binnen administratieve (salaris- en personeelsadministratie) processen levert tijdswinst en zorgt ervoor dat we in de toekomst minder FTE nodig hebben om hetzelfde werk uit te voeren. Met de aankomende vergrijzing binnen onze organisatie en de krapte op de arbeidsmarkt was dit een van onze zorgenkindjes.
Automatiseren levert tijdswinst op.
De oplossing
Per toeval kwam ik HubBI tegen via IJK en ik zag meteen de toegevoegde waarde hiervan voor onze organisatie. We zijn nu veel tijd kwijt aan handmatig werk dat ook nog eens foutgevoelig is. Het automatiseren van, op het eerste oog, slechts kleine handmatige handelingen maakt het geheel duidelijker en overzichtelijker en zorgt voor minder handwerk.
We zijn gestart met het implementeren van hubs die vooral de personeels- en salarisadministratie en het functioneel beheer versnellen en automatiseren. De toegevoegde waarde en het voordeel van de hubs zien en voelen we al direct. Binnen de financiële administratie hebben we inmiddels ook een start gemaakt met het automatiseren van processen en dit gaan we in het komende schooljaar verder uitbreiden. Denk bijvoorbeeld aan de ondersteuning van HubBi bij de registratie van externen en vrijwilligers.
De wishlist voor volgend jaar is al klaar!
Onder andere de processen voor het aanvragen van een VOG, onboarding en offboarding hebben we middels HubBI geautomatiseerd. De gebruiksvriendelijkheid van de tool zorgt ervoor dat ik ook zelf Hubs bouw en dat is ook nog eens leuk om te doen.
Het resultaat
Door het automatiseren van processen ontzorgen we onze medewerkers en uiteindelijk de gehele organisatie. Het automatiseren van kleine handmatige handelingen voor het aanvragen van een VOG levert ons alleen al 60 uur tijdswinst op. Eens per 3 jaar dien je als medewerker een nieuwe VOG aan te vragen. In het verleden werd handmatig bijgehouden bij wie de VOG afloopt en wie deze opnieuw moet aanvragen. Met zo’n 1.000 medewerkers en per jaar 200 stagiaires die per stage een VOG moeten aanvragen, was dit stiekem een heel tijdrovende en vooral foutgevoelige administratie.
Handmatige handelingen die eerst € 200 per handeling kostten, kosten met HubBI slechts € 20.
De eerste fase was de basis; het verbeteren van de datakwaliteit. Nu is het tijd voor fase 2; het analyseren van de data wat ons nóg meer gaat opleveren. Dan kunnen we echt de waardevolle dingen eruit halen. Niet meer achteraf controleren, maar vooraf voorspelen en maken we écht het verschil.